نظام اللوازم والأشغال في جامعة الطفيلة التقنية

المادة 1

يسمى هذا النظام ( نظام اللوازم والأشغال في جامعة الطفيلة التقنية لسنــة 2016) ويُعمل به من تاريخ نشره في الجريدة الرسمية. 

المادة 2

يكون للكلمات والعبـارات التالية  حيثما وردت في هذا النظام المعاني المخصصـة لها أدناه ما لم تدل القرينة على غير ذلك:-

الجامعة

:

جامعة الطفيلة التقنية .

المجلس

:

مجلس أمناء الجامعة .

الرئيس

:

رئيس الجامعة .

مجلس العمداء

:

مجلس العمداء في الجامعة .

العميد

:

أي عميد في الجامعة .

الوحدة

:

أي وحدة من وحدات الجامعة .

المدير

:

مدير أي وحدة أو دائرة إدارية أو مركز في الجامعة .

دائرة اللوازم

:

دائرة اللوازم أو اي وحدة تناط بها شؤون اللوازم في الجامعة.

مدير اللوازم

:

مدير دائرة اللوازم .

اللجنة

:

لجنة العطاءات المركزية في الجامعة.

مدير العطاءات

:

مدير دائرة العطاءات في الجامعة.

المكتبة

:

دائرة المكتبة في الجامعة.

أموال الجامعة غير المنقولة

:

ما تملكه الجامعة ولا يمكن نقله مثل العقارات وما في حكمها .

أموال الجامـعة المنقولـة

:

ما تملكه الجامعة ويمكن نقله.

اللـــوازم

:

الأموال المنقولـة الخاصـة بالجامعـة واللازمة لها  والخدمات المتعلقة بها بما في ذلك صيانتها والتأمين عليها.

أوعية المعلومات

:

الكتب والوثائق والدوريـات والمخطوطـات  والخــرائط والرســائل الجامعيـة والأفـلام والشــرائح والصـور والاسطوانـات والأشرطة والبرامـج والأقراص المدمجة اللازمة لأغراض المكتبة.

الأشغال

:

إنشاء وصيانة وتعديل المباني والطرق والمنشآت الهندسيـة بمختلف أنواعها العائــدة للجامـعة  بما في ذلك إجـراء الدراسـات  ووضع التصاميم الخاصـة بهذه الأشـغـال والإشــراف على تنفيذها وتشـغيلها وكل ما يلـزم ذلك مــن أجهــزة ومـواد ولـوازم وفحوصـات مخبرية وميدانـية وأعمال مسـاحة وخدمات واستشارات فنية أو مهنية تتعلق بالأشغال.

الشخص

:

الشخص الطبيعي أو المعنوي.

المشترك

:

 أي شخص يتقدم بعرض للاشتراك في عطاءات اللوازم أو المواد المكتبية أو الأشغال.

المتعهد أو المقاول

:

أي شخـص أحيـل عليـه عطاء لتوريد اللوازم أو المواد المكتبية للجامعة أو لتنفيذ الأشغال لها .

المستشار

:

أي شخص يقدم خدمات فنية تتعلق بالأشغال أو الخدمات أو اللوازم.

السعر

:

ثمن أو قيمة اللوازم أو المواد المكتبية او كلفة الأشغال.

المادة 3

تتولى دائرة اللوازم المهام والصلاحيات التالية:-

أ- بناء قاعدة بيانات لمصادر توريد اللوازم داخل المملكة وخارجها وتزويد اللجنة أو الجهات الأخرى المختصة بشراء اللوازم بالمعلومات التي تتوافر لديها عن تلك المصادر.

ب-  توفير اللوازم الجامعية وفحصها وتسلمها وتسجيلها وترميزها وتخزينها وتنسيقها في مستودعاتها، والتأمين عليها وصيانتها وجردها والإشراف عليها وتوزيعها، ومراقبة المخزون السلعي ومدى صلاحيته، وفقاً لأحكام هذا النظام.

ج- تصنيف اللوازم والمستودعات الخاصة بها، وفق الأساليب الحديثة في إدارة اللوازم وتنظيم المستودعات، وذلك بالتنسيق والتعاون مع الجهـات الأخرى في الجامعة.

د- تحديد أنواع ونماذج السجلات والمستندات التي يجب تنظيمها واستعمالها ومسكها لإثبات وضبط شؤون اللوازم في الجامعة.

المادة 4

أ- يتم شراء اللوازم وفقاً للصلاحيات التالية، على أن يراعى في ذلك الحصول على اللوازم بأفضل الأسعار والشروط ودرجة الجودة، وأن يتم هذا الشراء باستدراج ثلاثة عروض كلما أمكن ذلك:-

1- بقرار من رئيس القسم الأكاديمي او المدير إذا كانت قيمة اللوازم لا تزيد على مائتي دينار.

2- بقرار من مدير اللوازم إذا كانت قيمة اللوازم لا تزيد على خمسمائة دينار.

3- بقرار من العميد أو المدير إذا كانت قيمة اللوازم لا تزيد على ألف دينار.

4- بقرار من الرئيس اذا كانت قيمة اللوازم لا تزيد على خمسة آلاف دينار.

ب-1- اذا زادت قيمة اللوازم على خمسة آلاف دينار ولم تتجاوز عشرة آلاف دينار، فيتم شراؤها بقرار من مدير اللوازم، بناءً على تنسيب لجنة عطاءات فرعية/ لوازم يشكلها الرئيس من ممثلين عن دائرة اللوازم ودائرة الشؤون المالية والجهة المعنية باللوازم لسنة واحدة، وتعقد اجتماعاتها بحضور جميع أعضائها وتتخذ تنسيباتها بالإجماع او بالأكثرية.

2- اذا زادت قيمة اللوازم المطلوب شراؤها على عشرة آلاف دينار فيتم شراؤها بوساطة اللجنة عن طريق عطاء وفقاً لأحكام هذا النظام.

المادة 5

أ- يقدم طلب شراء اللوازم إلى دائرة اللوازم مرفقاً به وثيقة تؤكد حجز المخصصات المالية قبل مدة تكفي للقيام بإجراءات الشراء بما في ذلك إحالة الطلب للجنة المختصة.

ب – يتم شراء اللوازم التي تزيد قيمتها على مائتي دينار بطلب من الرئيس أو العميد أو المدير أو ممن يفوضه كل منهم بذلك خطياً على أن يتضمن طلب الشراء وصفاً وافياً للوازم المطلوب شراؤها ومواصفات كاملة لها  أو أن ترفق بالطلب تلك المواصفات.

المادة 6

تتولى المكتبة المهام والصلاحيات التالية:-

أ- الاتصال بمصادر توريد أوعية المعلومات من ناشرين وموزعين ومكتبات تجارية داخل المملكة وخارجـها وتزويد اللجنة واللجان الفرعية والجهات الأخرى المختصة بأوعية المعلومات بالمعلومات التي تتوافر لديها عن تلك المصادر.

ب- توفير أوعية المعلومات اللازمة للجامعة وفحصها وتسلمها وتسجيلها وتخزينها وحفظهــا والمحافظة عليها وتجليدها وصيانتها وجردها وإعارتها واهدائها ومبادلتها والإشراف عليها ومراقبة استعمالها  وفقاً لأحكام هذا النظام.

المادة 7

تقدم طلبات شراء أوعية المعلومات إلى المكتبة على أن يتضمن طلب شرائها وصفاً وافياً لها وتقريراً يبين مدى الحاجة اليها.

المادة 8

 

يتم شراء أوعية المعلومات باستدراج عدد مناسب من العروض على ان يراعى في ذلك الحصول على أفضل الشروط والأسعار وبدل الاشتراك وفقا للصلاحيات التالية:-

أ- لمدير المكتبة:-

1- شراء أوعية معلومات لا تزيد قيمتها على خمسمائة دينار في المرة الواحدة وله شراء أوعية معلومات تزيد قيمتها على خمسمائة دينار ولا تتجاوز خمسة آلاف دينار بناءً على توصية مسبقة من لجنة يؤلفها الرئيس من ثلاثة من العاملين في الجامعة لمدة سنة واحدة قابلة للتجديد.

2- الاشتراك في الدوريات المحلية والعالمية وقواعد البيانات الالكترونية وتجديد الاشتراك فيها، بأفضل الشروط والأسعار وبما لا يتعارض مع أحكام البند (1) من الفقرة (أ) من هذه المادة.

3- تفويض أي من العاملين في الجامعة أو غيرهم في حالات خاصة ومبررة لشراء أوعية معلومات من خارج المملكة لا تزيد قيمتها على خمسمائة دينار.

ب- اذا زادت قيمة أوعية المعلومات المطلوب شراؤها على خمسة آلاف دينار ولم تتجاوز عشرة آلاف دينار، فيتم شراؤها بقرار من الرئيس، بناءً على تنسيب لجنة عطاءات فرعية / مواد مكتبية، يشكلها الرئيس من ثلاثة من العاملين في الجامعة.

ج- يتم شراء المكتبات الخاصة والمخطوطات والمجموعات والدوريات القديمة التي تزيد قيمتها على ألف دينار بقرار من لجنة يؤلفها الرئيس من ثلاثة أشخاص من المختصين الخبراء في المواد المطلوب شراؤها من داخل الجامعة أو خارجها، وتخضع قرارات هذه اللجنة للمصادقة، وفقا لأحكام هذا النظام.

د- اذا زادت القيمة المقدرة لأوعية المعلومات المطلوب شراؤها على عشرة آلاف دينار فيتم شراؤها عن طريق اللجنة وفقا لأحكام هذا النظام .

 

المادة 9

أ- يشكل مدير المكتبة لجنة من ثلاثة من موظفيها تتولى تسلم أوعية المعلومات الموردة للمكتبة إذا كانت قيمتها لا تزيد على ألف دينار .

ب- إذا زادت قيمة أوعية المعلومات على ألف دينار يتم تسلمها من لجنة يشكلها الرئيس بناءً على تنسيب مدير المكتبة .

ج- تقوم اللجنتان المنصوص عليهما في الفقرتين (أ) و(ب) من هذه المادة  بتسلم المواد وفقاً للشروط والمواصفات الواردة في قرار إحالة عطاء توريدها والعقود والاتفاقيات التي أبرمت بشـأنها والقرارات المتعلقة بها. 

المادة 10

أ- يجوز إهداء الكتب من الرصيد المكرر في المكتبة وفقاً للصلاحيات التالية:-

1- لمدير المكتبة إهداء ما لا يزيد على خمسة وعشرين كتاباً من عناوين مختلفة للجهة الواحدة وبنسخة واحدة من كل عنوان على ان لا تزيد قيمة ما يتم إهداؤه في المرة الواحدة على مائة دينار وأن لا تتجاوز قيمة ما يتم إهداؤه في السنة ألف دينار وتؤخذ بالاعتبار القيمة الاصلية لطبعة الكتاب.

2- للرئيس بناء على تنسيب مدير المكتبة إهداء ما لا يزيد على مائتين وخمسين كتاباً من عناوين مختلفة للجهة الواحدة بنسخة واحدة من كل عنوان على ان لا تزيد قيمة ما يتم اهداؤه في المرة الواحدة على ألف دينار وان لا تتجاوز قيمة ما يتم إهداؤه في السنة خمسة آلاف دينار وتؤخذ بالاعتبار القيمة الأصلية لطبعة الكتاب.

3- إذا زاد عدد الكتب المطلوب إهداؤها على مائتين وخمسين كتاباً من عناوين مختلفة للجهة الواحدة، فيتم الإهداء بقرار من مجلس العمداء.

ب- يكون اهداء الكتب من المكتبة للمؤسسات والهيئات الثقافية ذات النفع العام ولا يجوز إهداؤها للأفراد او المؤسسات ذات النفع الخاص او التي تعمل للربح او الكسب المادي.

المادة 11

أ- يتم إتلاف أوعية المعلومات غير القابلة للترميم وتشطب قيودها و تشطب قيود المواد المفقودة من المكتبة وفقاً للصلاحيات والاحكام التالية:-

1- بقرار من مدير المكتبة بناءً على توصية خطية مبررة من لجنة يؤلفها من ثلاثة من موظفي المكتبة إذا كانت القيمة الأصلية للمواد المكتبية المطلوب إتلافها أو المفقودة لا تزيد على مائتي دينار.

2- بقرار من الرئيس، بناءً على توصية خطية مبررة من لجنة يؤلفها برئاسة مدير المكتبة وعضوية اثنين من موظفي الجامعة إذا كانت القيمة الأصلية للمواد المكتبية المطلوب إتلافها او المفقودة لا تزيد على ثلاثة آلاف دينار.

3- بقرار من مجلس العمداء بناءً على توصية خطية مبررة من لجنة يؤلفها مجلس العمداء إذا زادت القيمة الأصلية للمواد المكتبية المطلوب إتلافها او المفقودة على ثلاثة آلاف دينار.

ب- مع مراعاة ما ورد في المادة (46) من هذا النظام تتم عملية الإتلاف باشراف لجنة يؤلفها الرئيس من ثلاثة من العاملين في الجامعة الذين لم يشتركوا في أي من اللجان المنصوص عليها في الفقرة (أ) من هذه المادة.

المادة 12

أ- تتولى الدائرة الهندسية في الجامعة المهام والصلاحيات التالية:-

1- تصميم وتنفيذ الأشغال الخاصة بالجامعة.

2- الإشراف على الأشغال التي ينفذها المتعهدون ومراقبة تنفيذها مباشرة للعطاءات التي تطرحها الجامعة.

3- فحص الأشغال الخاصة بالجامعة وتسلمها إما مباشرة او بالاشتراك مع مستشارين.

4- حفظ النسخ الأصلية من وثائق الجامعة ومخططاتها وخرائط أراضيها ومبانيها ومرافقها وأشغالها.

ب- تقوم دائرة الخدمات أو الصيانة بأعمال الصيانة والتشغيل لمنشآت الجامعة وتجهيزاتها والأجهزة الخاصة بها وتنفيذ مشاريع الجامعة بالتنسيق مع الدائرة الهندسية.

المادة 13

يتم تنفيذ أشغال الجامعة وفقاً لأحكام هذا النظام بأي من الطرق التالية:-

أ- التنفيذ المباشر بوساطة الدائرة الهندسية او دائرة الخدمات او الصيانة.

ب- التلزيم المباشر دون عطاء.

ج- طرح العطاءات وفقاً لأحكام هذا النظام.

المادة 14

يقدم طلب تنفيذ الأشغال إلى الدائرة الهندسية أو دائرة الخدمات أو الصيانة على أن يتم تنفيذ الأشغال التي تتجاوز كلفتها المقدرة خمسمائة دينار بطلب من الرئيس أو من يفوضه بذلك.

المادة 15

أ- يتم تنفيذ الأشغال باستدراج ثلاثة عروض على الأقل على أن يراعى عند الإحالة الحصول على أفضل الأسعار والشروط ودرجة الجودة ووفقاً للصلاحيات التالية:-

1- بقرار من مدير الدائرة الهندسية او دائرة الخدمات او الصيانة اذا كانت كلفة الأشغال لا تزيد على ألف دينار.

2- بقرار من الرئيس اذا كانت كلفة الأشغال لا تزيد على خمسة آلاف دينار.

3- بقرار من مدير الدائرة الهندسية او دائرة الخدمات او الصيانة بناءً على تنسيب أي من اللجان المنصوص عليها في الفقرة (ب) من هذه المادة اذا كانت كلفة الأشغال لا تزيد على خمسة آلاف دينار وبقرار من الرئيس بناءً على تنسيب أي من تلك اللجان اذا كانت كلفة الأشغال تزيد على خمسة آلاف دينار ولا تتجاوز عشرة آلاف دينار.

ب- تنفيذاً لأحكام البند (3) من الفقرة (أ) من هذه المادة يشكل الرئيس لجنة عطاءات فرعية / أشغال او أكثر يشترك في كل منها ممثل عن كل من دائرة الشؤون المالية والدائرة الهندسية والكلية او الدائرة او الوحدة المعنية بالأشغال المطلوب تنفيذها لمدة سنة واحدة قابلة للتجديد لمرة واحدة وتعقد اجتماعاتها بحضور جميع أعضائها وتتخذ قراراتها بالتنسيب للجهة المختصة بصلاحية تنفيذ الأشغال بالإجماع أو بالأكثرية.

ج- إذا زادت كلفة الأشغال المطلوب تنفيذها على عشرة آلاف دينار فيتم تنفيذها عن طريق عطاء بوساطة اللجنة وفقاً لأحكام هذا النظام.

المادة 16

أ- تؤلف في الجامعة لجنة تسمى (لجنة العطاءات المركزية) برئاسة احد نواب الرئيس أو احد مساعديه الذي يسميه الرئيس وعضوية كل من:-

1- مدير الشؤون المالية في الجامعة نائبا للرئيس.

2- مدير الدائرة الهندسية في الجامعة.

3- مدير اللوازم في الجامعة.

4- العميد او مدير الدائرة المعنية بالعطاء او من ينيبه أي منهما.

5- مدير العطاءات.

6- اثنين من العاملين في الجامعة يختارهما الرئيس لمدة سنة واحدة قابلة للتجديد.

ب- تجتمع اللجنة بدعوة من رئيسها كلما دعت الحاجة ويكون اجتماعها قانونياً بحضور أربعة من أعضائها على الأقل على أن يكون من بينهم العميد والمدير المعني بالعطاء أو من ينيبه اي منهما وتتخذ قراراتها بالإجماع او بالأكثرية وفي حال تساوي الأصوات يرجح الجانب الذي صوت معه رئيس الاجتماع.

ج-1- يعين الرئيس أمين سر متفرغا للجنة من موظفي الجامعة يتولى حفظ قيودها وسجلاتها والملفات الخاصة بأعمالها وبالعطاءات والمعاملات المتعلقة بها ويكون مسؤولا عن تدقيق نماذج العطاءات والإعلانات العائدة لها والتأكد من مددها وتدقيق مرفقاتها ونشر تلك الإعلانات ومتابعتها والتحقق من نشرها قبل فتح العطاءات.

2- يعين الرئيس العدد اللازم من الموظفين لمساعدة أمين سر اللجنة اذا اقتضت الحاجة ذلك.

المادة 17

أ- تتولى اللجنة شراء اللوازم وأوعية المعلومات وتنفيذ الأشغال بطرح العطاء إذا كان سعرها المقدر يزيد على (10000) عشرة آلاف دينار وتكون قراراتها خاضعة للمصادقة عليها وعلى النحو التالي:-

1- من الرئيس اذا كان سعر اللوازم او أوعية المعلومات او الأشغال لا يزيد على (150000) مائة وخمسين ألف دينار.

2- من مجلس العمداء إذا كان سعر اللوازم او أوعية المعلومات او الأشغال يزيد على (150000) مائة وخمسين ألف دينار ولا يتجاوز (750000) سبعمائة وخمسين ألف دينار.

3- من المجلس إذا كان سعر اللوازم او أوعية المعلومات او الأشغال يزيد على (750000) سبعمائة وخمسين ألف دينار.

ب- ترسل اللجنة قرارها إلى الجهة المخولة للتصديق عليه وفقاً لأحكام هذا النظام خلال خمسة أيام عمل من تاريخ استكمال إجراءات إصداره وترفق به التقارير والدراسات المتعلقة بذلك على أن تصدر تلك الجهة قرارها خلال ثلاثين يوماً من تاريخ إرساله إليها.

المادة 18

على الرغم مما ورد في المادة (17) من هذا النظام للجنة شراء اللوازم او أوعية المعلومات او تنفيذ الأشغال وفقاً لصلاحيات الشراء او تنفيذ الأشغال المنصوص عليها في هذا النظام بإحدى الطرق المبينة ادناه، على أن تخضع القرارات التي يتم اتخاذها وفقاً لأحكام هذه المادة للتصديق عليها من الجهة المخولة بذلك وفقاً لأحكام هذا النظام:-

أ- استدراج عدد مناسب من العروض كلما أمكن ذلك او التلزيم في اي من الحالات التالية:-

1- وجود حالة استثنائية عامة او طارئة او مستعجلة يقدرها الرئيس وتتطلب مواجهتها إجراءات عاجلة لا تحتمل التأجيل.

2- عدم وجود أكثر من ثلاثة بائعين او منتجين او موردين للوازم او أوعية المعلومات المطلوب شراؤها او أكثر من ثلاثة مقاولين للأشغال المطلوب تنفيذها.

3- شراء خدمات تشتمل على أعمال صيانة او إصلاح او تبديل او فحص دون ان يكون حجم العمل معلوماً عند الشراء.

4- تحديد أسعار اللوازم او الأشغال او أوعية المعلومات المطلوبة من الجهات الرسمية المختصة او الجهات التي تقدمها.

5- شراء اللوازم او أوعية المعلومات لغرض التقليل من التنويع فيها او توحيد الصنف او التوفير في اقتناء القطع التبديلية او لتوافر الخبرة لدى العاملين في الجامعة او الفرع او المستشفى في استعمالها وتشغيلها.

6- شراء اللوازم لبحث علمي محدد بمدة زمنية لا تتناسب مع المدة الزمنية لإجراءات طرح العطاء.

7- شراء مواشي حية او دواجن او اعلاف.

8- تزويد المكتبة بأوعية المعلومات بالتعاقد الدوري مع الناشرين والموردين والمكتبات التجارية داخل المملكة وخارجها.

ب- الشراء المباشر للوازم او أوعية المعلومات او تنفيذ الأشغال بالتفاوض مع بائعيها او منتجيها او مورديها او منفذيها في أي من الحالات التالية:

1- إذا كان من غير الممكن الحصول على اللوازم او أوعية المعلومات او تنفيذ الأشغال إلا من مصدر واحد بدرجة الكفاءة او الجودة المطلوبة.

2- إذا كانت اللوازم او أوعية المعلومات المطلوب شراؤها او تبديلها قطعاً تبديلية او أجزاء مكملة او أدوات لا تتوافر الا لدى مصدر واحد بدرجة الكفاءة المطلوبة.

3- اذا وجد نص قانوني او اتفاقي في اتفاقية منحة او عقد التمويل يوجب شراء اللوازم او أوعية المعلومات مباشرة من مصدر معين.

ج- للجنة شراء برمجيات حاسوبية او تجديدها او تحديثها او صيانتها من مصدرها مباشرة على الشبكة العنكبوتية (الانترنت) اذا كان في ذلك مصلحة للجامعة.

المادة 19

أ- يجري توريد اللوازم وأوعية المعلومات وتنفيذ الأشغال بموجب شروط عامة تقررها اللجنة لهذه الغاية تتضمن كيفية تسديد أثمان تلك اللوازم او المواد أو كلفة الأشغال وإجراءات تسلمها من المتعهدين وتمديد مدة التسلم وتحديد التعويضات عن التأخير في التوريد او التنفيذ وحالات وشروط الإعفاء منها كلياً او جزئيا وأثمان نسخ العطاءات والإعفاء منها وسائر الأمور المتعلقة بالإجراءات التنفيذية للعطاءات التي تقرر اللجنة او اللجان الأخرى إحالتها.

ب- تقدم العروض مرفقة بالشروط العامة والخاصة بأي عطاء وذلك تحت طائلة رفضها وتعتبر تلك الشروط جزءاً من العقد الذي يبرم مع المتعهد.

المادة 20

يعلن رئيس اللجنة عن طرح العطاء قبل مدة لا تقل عن خمسة عشر يوماً من الموعد المحدد لفتحه على ان ينشر الإعلان في يوم واحد في صحيفتين يوميتين محليتين الأكثر انتشارا على الأقل متضمناً الشروط والإجراءات المتعلقة بالعطاء بما في ذلك أنواع اللوازم أو أوعيه المعلومات او الأشغال المطلوبة والمدة التي يجب تقديم العروض خلالها ومقدار التأمينات التي يترتب على كل مشترك في العطاء تقديمها وثمن نسخة العطاء.

المادة 21

أ- يراعى عند طرح أي عطاء ان تحقق شروطه ومواصفاته وإجراءاته مبدأ المنافسة للجهات المؤهلة والقادرة على القيام بالالتزامات المطلوبة في العطاء، وإعطاء مدة كافية لتلك الجهات لدراسة وثائق العطاء وتقديم العروض.

ب- لا يجوز لأي جهة في الجامعة تجزئة اللوازم المتماثلة المطلوب شراؤها بمقتضى أحكام هذا النظام الى صفقات متعددة خلال السنة ويترتب على تلك الجهات تحديد حاجتها من اللوازم خلال السنة في مدة لا تتجاوز اليوم الأول من شهر نيسان من تلك السنة وذلك لتمكين دائرة اللوازم من توفيرها في صفقة واحدة وفق أحكام هذا النظام.

المادة 22

أ- يجب أن تكون جميع الوثائق المتعلقة بالعطاءات والعقود والاتفاقيات التي تبرم بشأنها وسائر الوثائق والمعاملات المتعلقة بها باللغة العربية.

ب- للجنة أن توافق على أن تكون المخططات والمواصفات والتقارير الفنية والعقود المتعلقة بالعطاء باللغة الانجليزية اذا تعذر توافرها باللغة العربية او إذا كان التعاقد سيتم مع جهات أجنبية على أن تتم ترجمتها الى اللغة العربية من جهة معتمدة على نفقة المقاول إذا تطلب الأمر ذلك.

المادة 23

أ- يخصص صندوق محكم وفقاً للنموذج الذي تقرره اللجنة يحفظ لدى مدير العطاءات لإيداع عروض العطاءات فيه ويكون له ثلاثة أقفال بمفاتيح مختلفة يحتفظ كل من رئيس اللجنة ومدير دائرة اللوازم ومدير دائرة الشؤون المالية بواحد منها ولا يفتح الصندوق إلا بحضور اللجنة باكتمال نصابها القانوني في الموعد المحدد لفتح العطاءات.

ب- يودع المشتركون في أي عطاء عروضهم في صندوق العطاءات في ظروف مختومة مبين على ظاهر كل منها رقم دعوة العطاء، واسم صاحب العرض وعنوانه لغايات التبليغ.

المادة 24

أ- مع مراعاة أحكام الفقرة (ب) من هذه المادة، على المشترك في أي عطاء تقديم كفالة بنكية بمبلغ مقطوع تحدده اللجنة في دعوة العطاء لا يقل عن (3 %) ثلاثة بالمائة من القيمة التقديرية أو شيك مصدًق بدل تأمين ولا ينظر في أي عرض غير معزز بالكفالة أو التأمين.

ب- للجنة تخفيض نسبة الكفالة او التأمين المنصوص عليها في الفقرة (أ) من هذه المادة ولها عدم اشتراط تقديم الكفالة او التأمين في أي عطاء او تقديم مبلغ مقطوع فيها ولها إعفاء المشتركين من خارج المملكة في أي عطاء من تقديم كفالة على أن يتم تقديمها عند الإحالة وتستثنى من ذلك الأشغال واللوازم التي لها وكيل محلي.

المادة 25

أ- يفتح صندوق العطاءات في الموعد المحدد لذلك بحضور النصاب القانوني للجنة وتفض ظروف العروض ويقرأ رئيس اللجنة الأسعار المقدمة فيه ويوقع أعضاء اللجنة على العروض ومرفقاتها وتختم هذه العروض والمرفقات بخاتم اللجنة وتنظم خلاصة للعروض تتضمن أسماء المشتركين في العطاء ومقدار قيمة التكلفة المقدمة بكل عرض والكفالة أو التأمين المرفق به وأي معلومات أخرى تراها اللجنة ضرورية على أن توقع اللجنة على تلك الخلاصة.

ب- على اللجنة دعوة المشتركين في أي عطاء إلى فتح الصندوق والعروض دون أن يكون لأي منهم حق الاشتراك في أعمال اللجنة أو التدخل فيها بما في ذلك الاعتراض على أي إجراء تتخذه أو تقديم الملاحظات بشأنه.

ج- يجوز للجنة بقرار من الرئيس تأجيل فتح الصندوق وعروض العطاءات لمدة لا تتجاوز أربعة عشر يوما بعد الموعد المحدد لفتحها على ان يفتح الصندوق وتحصى العروض وتثبت في محضر مع بيان أسباب التأجيل.

المادة 26

أ- إذا طرح عطاء وكان عدد العروض المقدمة له يقل عن ثلاثة فيترتب على اللجنة في هذه الحالة إعادة العروض إلى أصحابها دون فتحها والإعلان مرة أخرى عن العطاء واذا كان عدد العروض الواردة بعد الإعلان الثاني يقل عن اثنين او إذا كانت تلك العروض غير مناسبة لأي سبب من الأسباب أو كانت الأسعار او الشروط التي وردت في العروض المقدمة غير معقولة او مقبولة او كانت العروض ناقصة وتعذر اكمالها فيترتب على اللجنة في أي حالة من هذه الحالات رفع الأمر إلى الجهة المخولة بالمصادقة على القرار ويجوز لتلك الجهة بناءً على تنسيب اللجنة الموافقة على إلغاء العطاء وتكليفها بشراء اللوازم أو أوعية المعلومات او تنفيذ الأشغال المقررة عن طريق التلزيم المباشر بعد التفاوض مع المتعهدين على أفضل الأسعار والشروط.

ب- يجوز للجنة بعد موافقة الرئيس، النظر في العطاء وإصدار القرار المناسب بشأنه إذا كان عدد العروض المقدمة لا يزيد على اثنين وذلك إذا ثبت للجنة لأسباب تبينها في قرارها أن اللوازم او أوعية المعلومات او الأشغال المطلوبة لا يتاجر بها او يقدمها او يقوم بتنفيذها إلا المشتركان الاثنان في العطاء.

المادة 27

أ- على اللجنة التقيد عند الإحالة بأفضل العروض المستوفية لشروط دعوة العطاء مع مراعاة درجة الجودة المطلوبة وإمكانية التنفيذ ضمن المدة المحددة ومدى قدرة المتعهد او المقاول او المستشار على القيام بالعمل المطلوب حسب الشروط المرجعية والمواصفات.

ب- اذا وجدت اللجنة ان الأسعار المقدمة في أي عطاء مرتفعة او لا تتناسب مع التقديرات الموضوعة للوازم أو أوعية المعلومات أو الاشغال المطلوبة فعليها بعد موافقة الرئيس على أي منها اتخاذ أي من الاجراءات التالية:-

1- التفاوض مباشرة مع صاحب العرض الأقرب إلى التقديرات الموضوعة لتخفيض السعر الى المقدار الذي تراه اللجنة مناسباً.

2- إلغاء العطاء والتفاوض مباشرة مع الذين اشتركوا فيه او مع غيرهم للحصول على الأسعار والشروط المناسبة وتلزيم اللوازم او أوعية المعلومات او الأشغال المطلوبة بموجب تلك الأسعار والشروط.

3- إعادة طرح العطاء.

ج- تخضع القرارات التي تصدرها اللجنة بمقتضى أي بند من البنود (1) و (2) و (3) من الفقرة (ب) من هذه المادة للمصادقة من الجهة المختصة بذلك وفق أحكام هذا النظام.

المادة 28

أ- للجنة الاستعانة بشخص او اكثر من ذوي الخبرة والاختصاص من العاملين في الجامعة او غيرهم لدراسة العطاء او العروض المقدمة فيه او أي موضوع آخر يدخل ضمن اختصاصها بمقتضى أحكام هذا النظام.

ب- يحظر على أي من الأشخاص المنصوص عليهم في الفقرة (أ) من هذه المادة الاتصال بأي من ذوي العلاقة او المصلحة في العطاء او الموضوع الذي كلفوا بدراسته او مناقشته الا بموافقة اللجنة او بحضورها او بمن يفوض إليه ذلك من أعضائها وذلك تحت طائلة المسؤولية القانونية.

ج- للرئيس بناءً على تنسيب اللجنة صرف مكافأة للأشخاص المنصوص عليهم في الفقرة (ا) من هذه المادة.

المادة 29

أ- لا يقبل العرض الذي يقدم بعد التاريخ المحدد لتقديم العروض.

ب- يستبعد أي عرض لا يكون موقعاً من مقدمه أو وكيله القانوني بموجب وكالة ترفق بالعرض.

المادة 30

أ- لا يجوز لأي من العاملين في الجامعة أو أعضاء المجالس فيها الاشتراك في أي عطاء خاص بها او تلزيمه توريد لوازم او أوعية معلومات او تنفيذ أشغال الجامعة تحت طائلة المسؤولية القانونية.

ب- يحظر على أي متعهد او مقاول أن يشرك في العطاء أو المناقصة التي يقدمها للجامعة أي من العاملين او أعضاء المجالس فيها سواء بطريقة مباشرة او وغير مباشرة وذلك تحت طائلة المسؤولية.

ج- لا يجوز أن يشترك أي شخص بما في ذلك أعضاء اللجنة في إصدار قرار إحالة أي عطاء للجامعة، أو شراء لوازم أو أوعية معلومات او تنفيذ أشغال لها إذا كان بينه وبين أحد المتعهدين المحال عليه ذلك العطاء قرابة او مصاهرة حتى الدرجة الثالثة.

د- يجوز للجامعة شراء الملكية الفكرية والفنية والكتب والمكتبات الخاصة من العاملين فيها وفقاً لأحكام هذا النظام.

المادة 31

أ- بعد المصادقة على قرار الإحالة من الجهة المخولة بذلك يبلغ المتعهد الذي أحيل عليه العطاء قرار الإحالة خلال مدة لا تتجاوز أربعة عشر يوماً من تاريخ المصادقة ويؤخذ توقيعه او توقيع وكيله القانوني المفوض إليه التبليغ وإذا تعذر تبليغه بهذه الطريقة، فللجنة إجراء التبليغ بالبريد المسجل على العنوان الذي ثبته بعرضه او بأي وسيلة من وسائل الاتصال الحديثة التي يمكن توثيقها.

ب- يقدم المتعهد الذي أحيل عليه العطاء كفالة حسن تنفيذ تعادل (10 %) عشرة بالمائة من قيمته أو تكلفته، خلال المدة المقررة في قرار الإحالة ويمكن قبول شيك مصدّق بقيمة المبلغ للشؤون المالية لقاء إيصال رسمي بذلك.

ج- يحتفظ مدير الشؤون المالية بالكفالات والتأمينات التي قدمها المتعهد الذي أحيل عليه العطاء بما في ذلك كفالة حسن التنفيذ وكفالة الصيانة وتعاد الكفالات والتأمينات الأخرى قدمها الأشخاص الذي لم تقبل عروضهم بالبريد المسجل على عناوينهم المبينة على عروضهم أو تسلم إليهم بالذات مقابل تواقيعهم على تسلمها.

د- تحفظ العينات التي قدمت من الشخص الذي أحيل عليه العطاء لدى أمين سر اللجنة وتعاد العينات الأخرى إلى أصحابها ما لم يشترط غير ذلك، وتصبح ملكاً للجامعة إذا لم يطلبوا استردادها خلال ثلاثة أشهر من تاريخ الإعلان عن قرار الإحالة ويتم إدخالها في قيود وسجلات الجامعة وفقاً للأصول القانونية المعمول بها.

المادة 32

أ- يوقع الشخص الذي أحيل عليه أي عطاء عقداً لتنفيذه وفقاً للشروط والمواصفات المقررة للوازم وأوعية المعلومات والأشغال أو الخدمات المطلوبة في العطاء على أن ينص في العقد على أن تلك الشروط والمواصفات والأمور الأخرى الواردة في دعوة العطاء وفي الوثائق والمخططات المرفقة أو الملحقة به وفي الأحكام والإجراءات المنصوص عليها في هذا النظام تعتبر جزءاً من ذلك العقد.

ب- لا يجوز للمتعهد الذي أحيل عليه أي عطاء للجامعة أن يتنازل عنه أو عن أي جزء منه إلى أي شخص آخر بأي صورة من الصور دون موافقة خطية من اللجنة وفقاً للشروط والضمانات التي تقررها، على أن يصادق على موافقة اللجنة من الجهة التي سبق لها وصادقت على قرار الإحالة.

المادة 33

إذا لم يقم المتعهد الذي أحيل عليه العطاء بعد تبليغه قرار إحالته عليه بتوقيع عقد تنفيذ العطاء وتقديم الكفالات والتأمينات المطلوبة منه بمقتضى أحكام هذا النظام خلال خمسة عشر يوماً من تاريخ تبليغه قرار الإحالة فيعتبر مستنكفاً عن تنفيذ العطاء ويصادر مبلغ الكفالة او التأمين الذي قدمه عند اشتراكه في العطاء وللجنة في هذه الحالة أن تتخذ الإجراءات التالية أو أيا منها:-

أ- إحالة العطاء على مقدم العرض الأفضل بعد العرض الذي قدمه المستنكف وفقاً لأحكام الفقرة (أ) من المادة (27) من هذا النظام.

ب- إلغاء العطاء وإعادة طرحه.

ج- تضمين المتعهد المستنكف في الحالتين فرق السعر وأي مبالغ او أضرار أخرى تلحق بالجامعة نتيجة استنكافه.

د- حرمان المتعهد المستنكف من الاشتراك في عطاءات الجامعة لمدة لا تقل عن سنة واحدة.

المادة 34

أ- إذا تخلف المتعهد عن تنفيذ العطاء الذي أحيل عليه كلياً او جزئياً أو خالف أي شرط من شروط العقد فللجنة أن تتخذ بحقه الإجراءات التالية أو أياً منها:-

1- مصادرة مبلغ الكفالة التي قدمها ذلك المتعهد او بعضه ضماناً لحسن التنفيذ وقيده ايراداً للجامعة وينطبق ذلك على مبلغ التأمين الذي قدمه المتعهد نقداً عند اشتراكه في العطاء.

2- تنفيذ العطاء مباشرة من الجامعة بالشروط والطريقة المناسبة وتضمين المتعهد أي فرق في الأسعار مضافاً إليه (15 %) خمسة عشر بالمائة من ذلك الفرق نفقات إدارية، إضافة إلى أي نفقات مباشرة او غير مباشرة تحملتها الجامعة إذا لم تكن هناك فروق في الأسعار فيضمّن المتعهد (10 %) عشرة بالمائة من قيمة اللوازم التي تخلف عن توريدها يضاف إليها أي نفقات مباشرة أو غير مباشرة تحملتها الجامعة.

3- فسخ العقد والمطالبة بالتعويضات.

4- حرمان المتعهد المتخلف عن التنفيذ من الاشتراك في عطاءات الجامعة لمدة لا تقل عن سنة.

ب- تقوم اللجنة بأي إجراء من الإجراءات المنصوص عليها في هذه المادة والمادة (33) من هذا النظام دون ان تكون ملزمة بتوجيه أي إخطار او إنذار إلى المتعهد المستنكف او المتخلف قبل تنفيذ تلك الإجراءات

المادة 35

أ- إذا تعذر شراء اللوازم او أوعية المعلومات من الأسواق المحلية لعدم توافرها فيها سواء من حيث الكمية او النوع او الجودة تعذر استيرادها وكانت مصلحة الجامعة وماهية تلك اللوازم، او أوعية المعلومات مما يستوجب توفيره للجامعة خلال مدة محددة فيجوز شراؤها من الأسواق الخارجية مباشرة بناءً على تنسيب اللجنة وذلك وفقاً للإجراءات والصلاحيات التالية:-

1- بموافقة الرئيس، ويتم الشراء في هذه الحالة من لجنة تتألف من اثنين من العاملين في الجامعة يعينهما الرئيس إذا كانت قيمة اللوازم او أوعية المعلومات المطلوب شراؤها لا تزيد على عشرة آلاف دينار.

2- بموافقة مجلس العمداء، ويتم الشراء في هذه الحالة من لجنة تتألف من ثلاثة من العاملين في الجامعة يعينهم الرئيس إذا كانت قيمة اللوازم او أوعية المعلومات المطلوب شراؤها تزيد على عشرة آلاف دينار ولا تتجاوز مائة ألف دينار.

3- بموافقة المجلس، ويتم الشراء في هذه الحالة من لجنة تتألف من ثلاثة من العاملين في الجامعة يعينهم الرئيس اذا كانت قيمة اللوازم او أوعية المعلومات المطلوب شراؤها تزيد على مائة ألف دينار.

ب- يجوز للرئيس اضافة اشخاص من ذوي الخبرة والاختصاص من غير العاملين في الجامعة إلى أي لجنة من اللجان المنصوص عليها في الفقرة (أ) من هذه المادة.

ج- تكون قرارات اللجان المنصوص عليها في هذه المادة نهائية في حدود صلاحياتها على أن تراعى أحكام هذا النظام فيما يتعلق بتطبيق مبدأ المنافسة واستدراج العروض.

المادة 36

أ- للرئيس بناءً على تنسيب اللجنة الموافقة على ان يدرج في دعوة العطاء وشروط عقد تنفيذه ما يلي:-

1- زيادة او تخفيض كمية أي لوازم او أوعية معلومات او أشغال تقرر توريدها او تنفيذها للجامعة، بموجب عطاء أحيل بمقتضى أحكام هذا النظام شريطة ان تحسب أسعار الكميات الزائدة او المخفضة لتلك اللوازم او أوعية المعلومات او الأشغال بالأسعار المحددة لها في العطاء وأن لا يتجاوز مجموع اسعار الكمية الزائدة او المخفضة (25 %) خمسة وعشرين بالمائة من أسعار كامل الكمية المطلوبة في العطاء.

2- الاتفاق مع المتعهد الذي أحيل عليه تنفيذ أشغال للجامعة على القيام بأشغال إضافية لم تكن ضمن البنود المدرجة في العطاء ولكنها ذات علاقة مباشرة بالأشغال المطلوب تنفيذها بموجبه على أن لا تتجاوز تكلفتها (25 %) خمسة وعشرين بالمائة من مجموع قيمة العطاء الأصلي.

ب- على الرغم مما ورد في الفقرة (أ) من هذه المادة، يجب الحصول على الموافقة على الزيادة او التخفيض من الجهة التي صادقت على قرار الإحالة قبل قيام المتعهد بتنفيذها وتوافر المخصصات اللازمة في حال الزيادة.  

ج- اذا تجاوز مجموع قيمة او تكلفة الزيادة المنصوص عليها في أي من البندين (1) و(2) من الفقرة (أ) من هذه المادة (25 %) خمسة وعشرين بالمائة من مجموع قيمة او تكلفة العطاء الأصلي فيشترط إقرارها من الجهة التي صادقت على قرار إحالة العطاء شريطة توافر المخصصات المالية لتغطية تلك الزيادة.

المادة 37

أ- يشكل الرئيس لجنة أو أكثر لتسلم اللوازم والأشغال الخاصة بالجامعة والتي يتم توريدها أو تنفيذها بعطاء وتسلم المساعدات أو الهبات.

ب- يتم تسلم اللوازم التي يتم شراؤها بصورة مباشرة، والأشغال التي تنفذ بتلك الصورة من لجنة أو أكثر يشكلها العميد أو المدير المختص.

ج- يجوز للجان العطاءات أن تعهد إلى شخـص أو أكـثر من ذوي الخبرة والاختصـاص والعاملين في الجامعة أو غيرهم فحص اللوازم أو أوعية المعلومات قبل توريدها لبيان مدى مطابقتها لمواصفات العطاء.

المادة 38

أ- على اللجنة المشكلة لتسلم أي لوازم او أوعية معلومات او أشغال تتعلق بالجامعة بمقتضى أحكام هذا النظام ان تنظم محضرا بذلك خلال مدة لا تزيد على سبعة أيام من تاريخ تسلم تلك اللوازم او أوعية المعلومات او الأشغال وتعطى نسخة منه للمتعهد مقابل توقيعه وعلى هذه اللجنة رفض تسلم أي من اللوازم او أوعية المعلومات او الأشغال إذا كانت مخالفة كلياً او جزئياً للمواصفات والشروط المقررة وذلك تحت طائلة المسؤولية التأديبية لأعضاء اللجنة وتضمينهم التعويض عن أي خسارة أو ضرر تتحملهما الجامعة من جراء مخالفة أحكام هذه الفقرة.

ب- إذا تم رفض تسلم أي لوازم أو أوعية معلومات او أشغال لمخالفتها المواصفات والشروط المقررة فعلى لجنة التسلم تبليغ قرارها بذلك للمتعهد الذي حق الاعتراض على هذا القرار خلال سبعة أيام من تبليغه إليه لدى الجهة التي كانت قد أصدرت قرار توريد او شراء او تنفيذ الاشغال او تلزيم توريد او تنفيذ أي منها وترفع تلك الجهة تقريرها الى لجنة العطاءات وتوصي فيه بقبول اللوازم او أوعية المعلومات او الأشغال او رفضها وترفع اللجنة تنسيبها الى الرئيس الذي يكون قراره بهذا الشأن نهائياً.

ج- تعتبر اللوازم او أوعية المعلومات الموردة للجامعة قبل تسلمها من اللجنة المختصة بحكم الأمانة كما تعتبر اللوازم وأوعية المعلومات المرفوضة لمخالفتها للمواصفات والشروط المقررة إذا وجدت في مستودع تابع للجامعة او لديها بحكم الأمانة ولا يجوز لأي من العاملين في الجامعة استعمالها أو استعمال جزء منها لأي سبب من الأسباب تحت طائلة المسؤولية التأديبية وتضمينه التعويض عن أي خسارة او ضرر يلحق بالجامعة من جراء مخالفة أحكام هذه الفقرة.

د- يلتزم المتعهد بموجب العقد الذي يوقعه مع الجامعة بسحب اللوازم المرفوضة من لجنة التسلم على نفقته خلال مدة لا تتجاوز أربعة عشر يوماً من تاريخ توقيعه على محضر التسلم إلا إذا اقتضت الضرورة سحبها قبل ذلك الموعد وإذا تأخر المتعهد عن القيام بذلك في الموعد المقرر فيعتبر متنازلاً عنها للجامعة وللجامعة مطالبته بنفقات سحبها او إتلافها إذا اقتضى الأمر ذلك.

المادة 39

يقدم المتعهد الذي قام بتسليم لوازم أو أشغال بموجب أي عطاء كفالة صيانة أو كفالة ضمان حسن التصنيع بعد استعمالها تعادل (5%) خمسة بالمائة من مقدارها إذا كانت تلك اللوازم أو الأشغال تتطلب ذلك على أن تكون الكفالة سارية المفعول للمدة المحددة في قرار إحالة العطاء.

المادة 40

أ- يتم إدخال اللوازم في قيود المستودعات بعد تسلمها مباشرة بموجب مستند الإدخال المقرر موقعاً حسب الأصول ومعززاً بمحضر التسلم وأمر شراء اللوازم والفاتورة او بوليصة الشحن الخاصة بها او قرار الإهداء.

ب- لا تسجل اللوازم القابلة للاستهلاك الفوري عند استعمالها والتي لا تزيد قيمتها على مائتي دينار في سجلات المستودع على ان تدرج على الفاتورة الخاصة بتلك اللوازم شهادة بطبيعتها يوقعها الشخص الذي أصدر قرار شرائها.

 

المادة 41

يتم صرف اللوازم وإخراجها من المستودع وإعادة اللوازم الفائضة أو غير الصالحة للمستودع على النماذج المقررة وفقاً للتعليمات التي يصدرها الرئيس.

المادة 42

تباع اللوازم التي لا تحتاج اليها الجامعة أو غير الصالحة بموافقة الرئيس بوساطة لجنة يؤلفها لهذه الغاية من ثلاثة من العاملين في الجامعة وتباع بالطريقة التي تراها اللجنة مناسبة لمصلحة الجامعة وفقا للصلاحيات والأحكام التالية:-

أ- بموافقة نائب